Gestion Administrative et Commerciale

Gestion administrative et commerciale d’une entreprise : tout savoir sur l’externalisation

La constitution d’une structure juridique en Suisse ne constitue qu’une première étape. Il s’agit maintenant d’assurer son développement et son administration dans un environnement toujours plus incertain.
Notre personnel spécialisé vous assistera dans la gestion administrative et commerciale de votre activité.

Vous voulez en savoir plus sur nos prestation en fiduciaire et comptabilité ?

Définition de la gestion administrative

Le gestionnaire administratif, qui doit posséder toutes les compétences en gestion administrative s’assure que la structure pour laquelle il exerce respecte les impératifs légaux liés au secteur d’activité concerné.

Il doit ainsi connaître la législation relative au monde du travail et spécifique au milieu dans lequel il évolue. Ses missions dépendent des services qu’il propose. Le secrétaire est cependant la plupart du temps responsable de l’administration. Il est aussi parfois l’assistant personnel du comptable.

Les avantages de l’externalisation de la gestion administrative d’une entreprise avec MDS

Les entrepreneurs ayant choisi d’externaliser la gestion administrative sont focalisés sur leur métier et leur croissance. Avec une expérience de 20 ans dans la gestion des PME, MDS Solutions offre les bonnes réponses à vos enjeux de croissance et d’optimisation.

Il est temps d’envisager de confier l’ensemble de ce service à des experts de la gestion administrative et des PME.

Demandez conseil à un spécialiste et prenez le temps de nous exposer vos besoins.

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Quelles sont toutes les compétences et prestations incluses dans notre offre de gestion administrative et commerciale ?

Fonction d’administration

La fonction d’administrateur représente une responsabilité importante qui ne saurait être prise à la légère car elle peut avoir des implications personnelles.

Le fait de placer son conjoint ou autre membre de la famille comme signataire peut s’avérer désastreux s’il ou elle n’est pas impliqué(e) dans l’entreprise ou bien n’a pas les connaissances requises.

Seuls des professionnels aguerris connaissant la portée de chaque acte peuvent assumer cette charge. Pour nous, il s’agit d’un challenge passionnant permettant d’échanger avec les entrepreneurs de diverses activités et de divers horizons.

Les mandats confiés à MDS Solutions s’étendent souvent à une aide à la gestion administrative privée du chef d’entreprise et des partenaires.

Nous nous engageons dans la résolution de chaque problème dans un esprit d’entrepreneur. Nous agissons en anticipation dans la mesure du possible.

Ainsi, vous évitez les rappels, les lettres recommandées et de voir prendre des décisions dans l’urgence, qui peuvent être douloureuses.

Nos process qui incluent la planification informatisée des tâches et les tableaux de bord financiers comparatifs, dont nous avons le secret, nous permettent de tenir ces engagements.

Le respect des normes comptables anime chaque action et forme la base de l’évaluation des postes du bilan.
Les recommandations relatives à la présentation des comptes (Swiss GAAP RPC) sont des normes comptables suisses qui donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats des entreprises (True and Fair View).
Nous gérons également les normes internationales.

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Assistance administrative dans la gestion commerciale

Allant de la prise de commande des clients, à la demande d’offres aux différents fournisseurs, en passant par l’organisation de la logistique, ou encore de la gestion du workflows fournisseurs par la GED, sans oublier l’analyse des marges par produits et tableaux de bord, la gestion commerciale représente un des prolongements de la fonction d’administrateur.

Cette fonction ne fait pas partie de l’offre de la plupart des fiduciaires et MDS Solutions vous apporte une véritable valeur ajoutée pour votre société qui connaît parfaitement ses produits et son marché.

Nous nous occupons de vos tâches administratives pour vous permettre de vous concentrer sur les décisions stratégiques et la performance de votre entreprise.

Nos engagements pour la gestion commerciale

Rigueur dans le suivi du workflow avec vos services

Ponctualité pour la comptabilisation des factures fournisseurs après visa de la direction

Précision dans l’imputation des charges qui peuvent être lissées sur plusieurs périodes

Nos conseils en logistique

Nous nous engageons à apporter nos connaissances des rouages en Suisse romande pour une prise en charge de la chaîne logistique/transports et gestion des stocks.

Notre approche est simple et efficace
La comparaison des prix dans des marchés organisés est seulement la première phase.

Nous analysons également les marges et les frais de logistique. En effet, les coûts et les choix logistiques peuvent avoir une influence déterminante sur la marge contributive à la récupération des frais fixes.

MDS Solutions se base sur des modèles commerciaux de la branche que nous adaptons à vos spécificités et besoins.

Enfin, notre système GED (Gestion Électronique des Documents) est un précieux outil qui nous assistera sans produire des tonnes de papiers et de classeurs à archiver.

MDS Solutions prend en charge les formalités administratives pendant que vous vous concentrez sur votre cœur de métier.

Choisissez la simplicité avec MDS Solutions

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Gestion des Crédits documentaires

Sur plusieurs pays ou non, qu’ils soient acheteurs ou vendeurs, notre solution de Gestion de Crédits documentaires a pour objectif de sécuriser tous vos achats.

La lettre de crédit est un document prouvant un engagement de paiement souscrit par la banque d’un acheteur vis-à-vis du vendeur. La banque s’engage par ce document à payer le vendeur, pour le compte de l’acheteur, si le vendeur fournit les documents, conformément aux conditions énoncées dans la lettre de crédit.

Les canaux de communication doivent être directs et chaque tâche est agendée dans un système intégré à notre ERP.

Lors de l’ouverture d’une lettre de crédit acheteur, nous nous occupons de :

Réclamer les documents en quantité et qualité requises
Contrôler les certifications et légalisations
Faire les rappels et réclamations en fonction de l’échéancier
Remettre les documents à banque émettrice de l’acheteur dans les délais

Lors de l’ouverture d’une lettre de crédit vendeur, nous nous occupons de

Rassembler les documents en quantité et qualité requises (BOL, etc)
Vérifier …
Coordonner l’envoi des différents acteurs dans le transport

vous souhaitez gagner du temps et vous simplifier la vie dans la gestion de vos crédits documentaires ?

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Gestion des liquidités

Nous prenons en charge vos paiements multi-devises et mettons en place des systèmes de pooling pour faciliter la gestion de l’ensemble des comptes d’une entreprise ou d’un groupe.

Votre entreprise est en pleine expansion et votre direction souhaite mettre toutes ses ressources internes dans cet effort ? MDS Solutions vous recommande d’externaliser cette fonction qui nécessite une grande attention et d’investir beaucoup de temps.

Il nous est dès lors aisé de vous soumettre les factures échues sur une plateforme de type Sharepoint ou DropBox.
Après votre accord, le fichier XML est généré automatiquement et est placé sur votre e-banking. Il ne vous reste qu’à viser.

Vous cherchez une solution complète et automatisée ?

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Vos avantages

En externalisant ces fonctions, vous éliminez les coûts cachés et les investissements (mutualisation), en laissant la prise en charge complète à des spécialistes.

Grande possibilité de choix grâce à notre solution modulaire
Des prix compétitifs grâce à la solution intégrée
Un management environnemental grâce à la digitalisation
Transparence et rapidité de l’information grâce au système de reporting online CFO